Az irodai nyomtató kiválasztása: mégis kinek a feladata?

(x) Az irodai nyomtató nagymértékben meghatározza az egész vállalkozás működését. A mindennapokban hatalmas felelősség hárul erre a berendezésre, ezért sem mindegy, hogyha cserére kerül sor, hogy mégis kik határozzák meg, melyik legyen a következő eszköz az irodában, amit majd mindenki használni fog.

Teljesen más a helyzet a kisebb és a nagyobb vállalkozások esetében

Szerencsére minden helyzetben segítséget jelenthet a TechOffice oldalán található nyomtatóválasztó. Pár egyszerű adat megadása után máris körvonalazódhat, hogy mégis milyen eszköz lesz az, ami a leginkább megfelel az igényeinknek. A nagyobb, 30-300 fős cégek esetében a kiválasztás és a döntéshozatal igazán komplex tud lenni. Itt az IT-osztály vezetője, valamint a beszerzési részleg közösen próbálja megtalálni azt a nyomtatót, ami a leginkább megfelel a vállalat elvárásainak, szükségleteinek.

Az ügymenet általában azzal kezdődik, hogy az IT-vezető egy sor ajánlatot bekér mindenkitől, akiket ajánlottak vagy akiről már valamilyen tapasztalattal rendelkezik. Sok esetben egy egyszerű internetes kereséssel is rá lehet bukkani különböző szolgáltatókra. Ezt követően jön egy szűrés, ami után az ügy átkerül a beszerzési osztályhoz. Itt további szempontokat is figyelembe vesznek (például költséghatékony nyomtatás), végül pedig kiválasztásra kerül a megfelelő ajánlat, ahol remélhetőleg nem a legolcsóbb megoldást fogják keresni.

10+ fős vállalkozások esetében, ha rendelkeznek saját IT-s kollégával, akkor ő fogja elvégezni ezt a feladatot. Ennek megvannak az előnyei és a hátrányai is. Nem feltétlenül a legolcsóbb megoldást fogja keresni, viszont nem biztos, hogy tisztában van a valódi igényekkel, amire a végső felhasználóknak szüksége van.

Mi a helyzet a kisebb vállalkozásoknál?

Ott, ahol maximum 10 fő dolgozik, az esetek döntő többségében a megbízott cégvezető vagy a tulajdonos fogja meghozni a döntést arról, hogy mégis milyen nyomtató kerüljön az irodába. Ennek előnye, hogy a döntéshozatal nagyon gyorsan megtörténik, nem kell több embernek, részlegnek átnéznie az ajánlatokat.

Általában elegendő 2-3 nap ahhoz, hogy az igényfelmérés-kiválasztás-beüzemelés hármasa megtörténjen. Hátrány azonban az, hogy a főnök nem feltétlenül van tisztában azzal, hogy a kollégáknak milyen kapacitásra, egyéb funkciókra van szüksége a mindennapokban.

Az egész folyamatot kiszervezhetjük

A legjobb megoldás az, ha külső szakember segítségét vesszük igénybe, aki garantáltan a valódi igényeink alapján fogja kiválasztani a megfelelő irodai nyomtatót. Figyelembe veszi a legújabb technológiákat, könnyedén kiismeri magát a nyomtatók között, mivel napi szinten ezzel foglalkozik és biztosan nem csak a költségekre fog koncentrálni.

A felhasználói és kapacitásigényeket is jól ismeri és alapos, releváns tudással rendelkezik a piaci kínálatról.