Kerüld el a káoszt! Avagy hogyan teheted könnyedén átláthatóvá a céges határidőket?

(x) Határidő – egy olyan szó, melytől minden ember, de főleg minden cégvezető hátán azonnal feláll a szőr, amit meghallja. És a legrosszabb, hogy sosem fogynak el, mindig lesz belőlük több tucat, amikre oda kell figyelni és időben intézkedni.

Akadnak persze olyan szituációk, ahol egy kis csúszás még nem gond, de olyan helyzetek is, ahol késés esetén komoly büntetésre lehet számítani. Ilyenek például az adófizetési határidők, vagy a biztosítások díjbefizetési határideje, melyeknél nincs kibúvó, ha nem teljesül időre, már jön is a késedelmi kamat.

Egy vállalkozás életében persze ennél lényegesen több határidő van, elég, ha csak a munkavállalókkal kapcsolatos teendőkre gondolunk, például szerződés lejárta, orvosi alkalmassági érvényességi ideje, stb. A MiniCRM szoftvere a HR területén is nagy segítséget nyújt – de ne szaladjunk ennyire előre, nézzük meg, hogyan lehetsz úrrá a határidő-káoszon egy ilyen rendszer segítségével!

Minden szem előtt, egy felületen

Egy CRM rendszerben minden felhasználónak van egy saját profilja, ehhez rendeli hozzá a program (és más felhasználók) a teendőket. Amint az illető belép a felületre, máris láthatja egy listába szedve a feladatait, határidőkkel együtt.

Ide minden elintéznivaló bekerül, ha pedig bárki kap valahonnan egy rendszeren kívüli teendőt (például az egyik kolléga szóban jelzi, hogy fel kell hívni egy ügyfelet), akkor ezt manuálisan is felviheti, megadva egy határidőt, így biztosan nem felejtődik el.

Folyamatos emlékeztetés

Felírtál egy fontos elintéznivalót egy post it-re, kiragasztottad a monitorod szélére, ám amíg ebédszüneten voltál, szellőztetés közben hirtelen huzat keletkezett, a cetli leesett, a légáramlat befújta az íróasztalod melletti radiátor mögé, így szépen meg is feledkeztél róla.

Amikor pedig a főnök rákérdez, hogy “ugye elkészültél már vele”, akkor egy pillanatra a szívverésed is megáll, hisz persze, hogy nem végezted el a feladatot, mert eltűnt az emlékeztető.

Nos, a MiniCRM esetében ilyesmi nem fordulhat elő. Hisz a teendőid egyrészt ott vannak a fiókodban, másrészt többféleképpen is gondoskodik róla, hogy semmit se felejts el. Reggelente kapsz egy e-mailt az aznapi feladataidról, amit pedig nem csináltál meg, az piros felkiáltójellel szerepel a listád elején, így jóformán lehetetlen, hogy ne vegyél róla tudomást.

Fókuszban a saját feladatok

Ha mindenki egy megosztott Google naptárba írogatja be az elintéznivalóit, az előbb-utóbb csak egy átláthatatlan adathalmaz lesz.

Sokkal egyszerűbb, ha csak a saját feladataid vannak szem előtt a CRM Mai napom nézetében, ám ha kell, az egyes adatlapokon célzottan rá tudsz keresni a munkatársaid teendőire, kommentelhetsz hozzájuk, vagy akár adhatsz is nekik feladatot.

Ha pedig több kolléga is illetékes, akkor több személyt is megadhatsz érintettként, mindenkinek a kezdőképernyőjén megjelenik a teendő, így biztosan mind értesülnek róla. Ez jóval hatékonyabb módszer, mint kör-e-maileket küldözgetni.