Ugrás a tartalomhoz Lépj a menübe
 


2018.08.31

Hogyan szervezzünk konferenciát és kereskedelmi bemutatót?

Vannak helyzetek, amikor nem árt, ha elegendő tapasztalattal rendelkezünk különböző rendezvények szervezése terén, hiszen nem elég egyet telefonálni ahhoz, hogy megszülethessen a tökéletes konferencia és kereskedelmi bemutató. Ezek mindenképp személyes találkozást és számtalan egyeztetést követelnek.

konferencia-szervezes.jpg

Konferencia és kereskedelmi bemutató szervezése

 

Ha mindezekre nem áll készen az adott vállalat munkatársa, általában megkeresnek egy rendezvényszervezéssel foglalkozó céget, akikkel a részleteket leegyeztetve keresik meg az optimális megoldást a konferencia és kereskedelmi bemutató szervezésére. Ez azért is jó megoldás, mivel egy ilyen cégnek már nagyon sok tapasztalata van a hasonló rendezvényekkel, így kézben tudja tartani az eseményeket az elejétől a végéig. Így a résztevőknek már csak üzleti kapcsolatok építésére kell koncentrálniuk és az energiájukat a szorosabb kapcsolattartásra tudják összpontosítani.

Ezekbe a feladatokba beletartozik a tökéletes helyszín kiválasztása, a catering rendelése és mindaz, amit a háttérből kell kézben tartani, hogy minden gördülékenyen menjen. Ide tartozik például az üzleti reggeli, ebéd, vacsora, a díszvacsorák, valamint a mindenhol jelen lévő kávé szünetek, ahol a konferencia résztvevői akár kötetlenebbül is kapcsolatot teremthetnek egymással. Ha mindez nem lenne elég, akkor a dekoráció kérdésköre is elintézett, valamint az előzetes és helyszíni regisztráció, ezen felül pedig az engedélyek beszerzése is.

 

Az elvárások tisztázása után kiválasztásra kerül a tökéletes helyszín, hiszen azt az ügyféllel együtt kell megtenni, hogy még időben tudjon változtatni, amennyiben szükséges. Az irányvonalat, a hangulatot is megtervezik, majd pedig nyomdai anyagok is elkészülnek. A konferenciával kapcsolatos engedélyeket meg kell igényelni, az ezért felelős szervek felé be kell mutatni a szükséges dokumentumokat. Ide tartoznak a tűzrendészeti, építészeti és egyéb engedélyek is. Ez azért nélkülözhetetlen, mivel, ha valami vis major folytán tűz ütne ki a rendezvényen, akkor mindenki tisztában kell, hogy legyen a menekülési lehetőségekkel. A regisztráció és a dekoráció lebonyolításáért felelős személyeknek mindent időben el kell intézniük, legyen szó szőnyeg vagy növények kihelyezéséről, valamint a hostesseknek és a biztonsági szolgálat jelenlétének biztosításáról is.

 

Az egyik legtöbb figyelmet és utánajárást igénylő feladat ellátása, a minőségi catering biztosítása, ami alapvető kitétel egy jó színvonalú rendezvény szervezése esetén. Ez azért is fontos, mert a fő irányvonaltól is függ, hogy milyen ételkülönlegességek felkutatása a cél, mik illenek a konferenciához és kereskedelmi bemutatóhoz. Ha pedig ez nem emésztené fel az összes energiát, akkor kézben is kell tartani a rendezvényt annak teljes időtartama alatt, hogy a megbízóknak csak a hatékony munkavégzéssel kelljen törődniük.

 



loading...